28. Reminder e notifiche
La funzione Reminder consente di programmare promemoria operativi per uno o più utenti di K-Archive. Il sistema può mostrare una notifica nell’applicazione e, quando previsto dalla configurazione, inviare anche un messaggio e-mail.
I reminder possono essere utilizzati, ad esempio, per ricordare:
la preparazione periodica di un lotto RENTRI;
l’esportazione del registro cronologico;
il controllo e l’acquisizione degli xFIR;
la creazione e il versamento del pacchetto;
una scadenza documentale;
una verifica, un’attività o un collegamento a una risorsa esterna.
28.1. Creazione di un reminder
Aprire la sezione dedicata ai reminder e selezionare Nuovo reminder.
Compilare i campi richiesti.
28.1.1. Titolo
Inserire un titolo breve e immediatamente riconoscibile. Il campo è obbligatorio.
Esempio: Preparazione lotto RENTRI mensile.
28.1.2. Link
Il campo Link è facoltativo. Può contenere l’indirizzo della pagina o della risorsa che l’utente deve aprire per svolgere l’attività.
È possibile inserire, per esempio, il collegamento alla sezione RENTRI, a un lotto, a un documento o a una procedura interna. Prima del salvataggio verificare che il collegamento sia accessibile ai destinatari.
28.1.3. Descrizione
Inserire le istruzioni operative da mostrare nella notifica. Il campo è obbligatorio.
Una descrizione efficace indica chiaramente l’azione richiesta, il periodo di riferimento e l’eventuale termine.
Esempio:
Esportare il Registro RENTRI del mese precedente, acquisire gli xFIR mancanti e creare il pacchetto completo per la conservazione.
28.1.4. Destinatari
Nel campo Destinatari selezionare uno o più utenti. Il campo è obbligatorio.
Il reminder sarà reso disponibile esclusivamente agli utenti selezionati. Per attività condivise è possibile indicare più destinatari, tenendo conto dei rispettivi ruoli e permessi.
28.2. Canali di notifica
Sono disponibili i seguenti canali.
28.2.1. Notifica web
Abilitando Notifica web, il promemoria viene mostrato all’interno di K-Archive. Questa opzione è adatta agli utenti che accedono regolarmente alla piattaforma.
28.2.2. Invio e-mail
Abilitando Invia e-mail, il sistema invia il promemoria anche all’indirizzo e-mail associato all’utente.
L’invio dipende dalla corretta configurazione del servizio e-mail e dalla presenza di un indirizzo valido nel profilo del destinatario. È possibile attivare entrambi i canali.
28.3. Data e ora di avvio
Nel campo Data e ora di avvio indicare quando deve essere generata la prima notifica. Il campo è obbligatorio.
Per un promemoria singolo, questa data rappresenta il momento dell’invio. Per un reminder ricorrente, costituisce l’inizio della serie di occorrenze.
28.4. Periodicità
La periodicità stabilisce se il reminder deve essere inviato una sola volta oppure ripetuto.
28.4.1. Evento singolo
Selezionare l’opzione non ricorrente quando il reminder riguarda una sola scadenza. Il sistema utilizza la data e l’ora di avvio e non genera ulteriori occorrenze.
28.4.2. Ricorrenza
Selezionare Ricorrenza per programmare notifiche ripetute. Compilare quindi i parametri mostrati nella pagina.
28.5. Frequenza e intervallo
Il campo Frequenza definisce l’unità temporale della ricorrenza, ad esempio giornaliera, settimanale, mensile o annuale, in base alle opzioni disponibili.
Il campo Intervallo indica ogni quante unità deve essere generato il reminder.
Esempi:
Frequenza |
Intervallo |
Risultato |
|---|---|---|
Giornaliera |
1 |
Ogni giorno |
Settimanale |
1 |
Ogni settimana |
Settimanale |
2 |
Ogni due settimane |
Mensile |
1 |
Ogni mese |
Annuale |
1 |
Ogni anno |
28.6. Giorni della settimana
Con frequenza settimanale, selezionare uno o più giorni tra Lun, Mar, Mer, Gio, Ven, Sab e Dom.
Se non viene selezionato alcun giorno, il sistema può non riuscire a determinare le occorrenze settimanali. Selezionare almeno un giorno coerente con l’attività programmata.
28.7. Giorno del mese
Per le ricorrenze mensili, il campo Giorno del mese consente di indicare il numero del giorno in cui generare la notifica.
Quando si sceglie un giorno non presente in tutti i mesi, ad esempio il 31, verificare il comportamento previsto dalla piattaforma per i mesi più brevi. Per attività periodiche è consigliabile utilizzare un giorno compreso tra 1 e 28.
28.8. Termine della ricorrenza
Una ricorrenza può essere limitata utilizzando uno dei seguenti criteri.
28.8.1. Fine per data
Indicare la data oltre la quale non devono essere create nuove occorrenze.
28.8.2. Numero occorrenze
Indicare il numero complessivo di notifiche da generare.
Utilizzare un solo criterio di fine, salvo che la piattaforma consenta esplicitamente la loro combinazione. Se entrambi i campi restano vuoti, la ricorrenza può continuare senza una data di termine.
28.9. Esempio: reminder mensile RENTRI
Per ricordare la preparazione mensile del pacchetto RENTRI è possibile utilizzare questa configurazione:
Campo |
Valore di esempio |
|---|---|
Titolo |
Preparazione lotto RENTRI mensile |
Descrizione |
Esportare il registro del mese precedente, acquisire gli xFIR e creare il pacchetto completo. |
Destinatari |
Responsabile RENTRI e addetti alla conservazione |
Notifica web |
Attiva |
Invia e-mail |
Attiva |
Data e ora di avvio |
Giorno 5 del mese, ore 09:00 |
Periodicità |
Ricorrenza |
Frequenza |
Mensile |
Intervallo |
1 |
Giorno del mese |
5 |
Fine per data |
Fine dell’anno o altra data prevista dal piano operativo |
28.10. Modifica e disattivazione
Dalla lista dei reminder è possibile consultare i promemoria programmati e, in base ai permessi dell’utente, modificarli o disattivarli.
Prima di modificare una ricorrenza già avviata, verificare se la variazione riguarda soltanto le occorrenze future. La disattivazione impedisce la generazione delle notifiche successive, ma non elimina quelle già inviate.
28.11. Verifiche in caso di mancata notifica
Se un destinatario non riceve il reminder, controllare:
che il reminder sia attivo;
che data e ora di avvio siano corrette;
che il destinatario sia incluso nella selezione;
che il canale richiesto sia abilitato;
che l’indirizzo e-mail dell’utente sia presente e corretto;
che la ricorrenza abbia almeno un giorno o un criterio temporale valido;
che la data di fine o il numero massimo di occorrenze non siano già stati raggiunti;
che il servizio di invio e-mail sia operativo.
28.12. Buone pratiche
Utilizzare titoli brevi, descrizioni operative e un numero limitato di notifiche. Evitare promemoria duplicati per la stessa attività e mantenere aggiornati i destinatari. Per le attività con valore documentale, il reminder supporta l’organizzazione del lavoro ma non sostituisce la verifica dell’effettivo completamento del processo.