16. Movimenti pratiche
La sezione Movimenti pratiche consente di gestire il ciclo di vita dei documenti all’interno del sistema, tracciando tutte le operazioni di prelievo, consultazione e archiviazione.
Questa funzionalità è fondamentale per garantire il controllo sui documenti, sapere chi li ha utilizzati e monitorare il loro stato nel tempo.
16.1. Accesso alla sezione
Per accedere:
Dal menu laterale selezionare Movimenti pratiche
Si apre la schermata principale con le tre aree:
Movimenti
Prelevati
In archivio
16.2. Sezione Movimenti
La tab Movimenti rappresenta la vista principale per la ricerca e consultazione dei movimenti effettuati sui documenti.
16.2.1. Ricerca dei movimenti
È possibile filtrare i risultati utilizzando i seguenti campi:
ID → ricerca per identificativo pratica
Titolo pratica → ricerca testuale
Operatore → utente che ha effettuato il movimento
Tipologia → tipo di operazione effettuata
Data da / Data a → intervallo temporale
Dopo aver impostato i filtri:
cliccare su Cerca per visualizzare i risultati
utilizzare Reset per azzerare i filtri
Se non sono presenti risultati, viene mostrato il messaggio:
Nessun movimento trovato
16.3. Sezione Prelevati
La tab Prelevati mostra i documenti attualmente prelevati dagli utenti.
Un documento “prelevato” è un documento temporaneamente utilizzato o estratto dal sistema per consultazione o lavorazione.
Questa sezione consente di:
monitorare quali documenti sono in uso
verificare chi li ha prelevati
evitare conflitti o duplicazioni di lavoro
16.4. Sezione In archivio
La tab In archivio contiene i documenti che hanno completato il loro ciclo operativo.
Questi documenti:
non sono più in lavorazione
sono stati correttamente archiviati
restano disponibili per consultazione storica
16.5. Elenco documenti
All’interno delle sezioni è disponibile una tabella con le principali informazioni:
Posizione → collocazione del documento
Titolo → nome del documento
Soggetti interessati → soggetti associati (es. proprietari, richiedenti)
Alberatura → struttura archivistica (es. lotto, fascicolo)
File → accesso ai contenuti
Azioni → operazioni disponibili
16.6. Operazioni sui documenti
Per ogni documento sono disponibili diverse azioni:
Visualizza → apre il documento
Originale / Convertito → consente di scaricare o consultare le versioni
Hash → verifica integrità del file
Modifica → modifica i dati del documento
Duplica → crea una copia del documento
Condividi → condivisione con altri utenti
Elimina → rimozione del documento
16.7. Prelievo documenti
L’azione Preleva consente di prendere in carico un documento.
16.7.1. Cosa significa prelevare un documento
Quando un documento viene prelevato:
viene associato all’utente che ha effettuato l’operazione
risulta “in uso”
viene tracciato nel sistema tra i movimenti
Questo meccanismo permette di:
evitare modifiche simultanee non controllate
mantenere traccia delle attività effettuate
garantire maggiore sicurezza nella gestione documentale
16.7.2. Come prelevare un documento
Per effettuare il prelievo:
Individuare il documento nell’elenco
Accedere alla colonna Azioni
Cliccare su Preleva
Una volta eseguita l’operazione, il documento sarà visibile nella sezione Prelevati.
16.7.3. Gestione dei documenti prelevati
I documenti prelevati possono essere:
consultati
modificati (se previsto)
successivamente rilasciati o archiviati
È buona pratica non mantenere documenti prelevati più del necessario, per evitare blocchi operativi ad altri utenti.
16.8. Tracciamento dei movimenti
Ogni operazione effettuata su un documento viene registrata come movimento.
Questo consente di:
sapere chi ha operato sul documento
ricostruire la cronologia delle attività
garantire trasparenza e auditabilità
16.9. Buone pratiche
Per una corretta gestione dei movimenti:
Utilizzare i filtri per individuare rapidamente i documenti
Prelevare solo i documenti necessari
Rilasciare i documenti una volta terminata l’attività
Verificare sempre lo stato del documento prima di operare