11. Controllo qualità e validazione
Il controllo qualità è la fase che verifica se la pratica digitalizzata può essere considerata conforme. La sezione consente di intercettare errori tecnici o informativi prima della chiusura della lavorazione.
Questa funzione permette di mantenere affidabilità del patrimonio digitale, riducendo correzioni tardive e criticità in consultazione.
11.1. Accesso e contesto d’uso
L’attività viene svolta dopo acquisizione e metadatazione, prima della validazione finale. Operatori di controllo e revisori lavorano su pratiche in stato di verifica.
11.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
11.2.1. Controlli automatici
Il sistema esegue controlli di primo livello su:
integrità dei file
presenza e sequenza delle pagine
risoluzione e orientamento
completezza dei metadati obbligatori
In caso di anomalia, il workflow può essere bloccato fino alla correzione.
11.2.2. Controlli manuali
Il revisore verifica aspetti non sempre rilevabili in automatico, come leggibilità reale, qualità visiva, margini, eventuali ombre, completezza del contenuto e coerenza semantica dei metadati.
11.2.3. Gestione anomalie
Le anomalie vengono registrate con dettaglio della non conformità e stato di lavorazione. La sezione consente di assegnare la rilavorazione all’operatore competente e monitorarne la chiusura.
11.2.4. Rilavorazioni
Quando una pratica non supera i controlli, ritorna a una fase precedente (scansione o metadatazione). Questa funzione permette di ripetere solo le attività necessarie, mantenendo traccia delle versioni e delle correzioni.
11.2.5. Validazione finale della pratica
La validazione finale conclude il ciclo operativo. Il responsabile o revisore autorizzato conferma che la pratica è completa, leggibile, correttamente indicizzata e pronta alla consultazione.
11.3. Azioni disponibili
Sono disponibili le seguenti azioni:
avviare controllo automatico e manuale
inserire esito e note di verifica
aprire anomalie e assegnare rilavorazione
verificare rilavorazioni completate
validare o respingere la pratica
11.4. Processo operativo
Eseguire i controlli automatici sulla pratica.
Verificare manualmente documento e metadati.
Registrare eventuali anomalie con descrizione chiara.
Inviare in rilavorazione gli elementi non conformi.
Ripetere i controlli dopo la correzione.
Confermare la validazione finale.
11.5. Buone pratiche e note operative
Distinguere chiaramente tra errore tecnico di acquisizione ed errore di indicizzazione.
Inserire note puntuali per ridurre tempi di rilavorazione.
Evitare validazioni parziali su pratiche non complete.
Monitorare il numero di rilavorazioni per individuare criticità ricorrenti.