11. Controllo qualità e validazione
La sezione di controllo qualità e validazione assicura che ogni pratica digitalizzata sia completa, leggibile e correttamente indicizzata prima della chiusura del processo. Questa funzione permette di intercettare anomalie tecniche e dati incoerenti in modo tempestivo, evitando che errori entrino nella consultazione ordinaria.
11.1. Accesso e contesto d’uso
La sezione viene utilizzata dopo scansione e metadatazione.
Gli operatori effettuano i controlli iniziali, i revisori eseguono verifiche di merito e il responsabile conclude con la validazione finale.
11.2. Controlli automatici
I controlli automatici verificano parametri misurabili senza intervento manuale, come:
presenza e integrità dei file;
completezza sequenziale delle pagine;
conformità dei formati prodotti;
presenza dei metadati obbligatori;
coerenza formale dei campi.
In caso di errore bloccante, il sistema impedisce l’avanzamento dello stato.
11.3. Controlli manuali
I controlli manuali coprono aspetti qualitativi che richiedono valutazione operativa:
leggibilità reale dei contenuti;
correttezza dell’orientamento e dei margini;
assenza di ombre, tagli o difetti che compromettano l’uso;
corrispondenza tra documento digitale e originale cartaceo.
Le verifiche manuali possono essere complete o a campione, in base al piano di lavorazione.
11.4. Gestione delle anomalie
Quando viene rilevata una non conformità, la pratica entra in uno stato di anomalia. L’operatore registra la tipologia del problema, individua la causa e assegna la pratica alla fase di correzione appropriata.
La tracciabilità delle anomalie consente di monitorare frequenza, tempi di risoluzione e ricorrenze.
11.5. Rilavorazioni
La rilavorazione è il ritorno controllato della pratica a una fase precedente (acquisizione o metadatazione) per correggere gli errori rilevati. Dopo la correzione, la pratica deve essere sottoposta nuovamente ai controlli previsti.
Questo passaggio evita approvazioni formali su contenuti non conformi.
11.6. Validazione finale delle pratiche
La validazione finale conferma il rispetto dei requisiti di qualità e completezza. Il responsabile verifica che:
tutti i controlli siano conclusi con esito positivo;
le anomalie siano chiuse;
metadati e documenti risultino coerenti;
non ci siano attività aperte sul workflow.
Con la validazione, la pratica passa allo stato conclusivo previsto dal sistema.
11.7. Azioni disponibili
La sezione consente di:
eseguire controlli automatici;
registrare esiti dei controlli manuali;
aprire e classificare anomalie;
inviare pratiche in rilavorazione;
confermare o respingere la validazione finale.
11.8. Processo operativo
Avviare i controlli automatici sulla pratica.
Analizzare gli eventuali errori bloccanti.
Eseguire il controllo manuale completo o a campione.
Registrare esito e osservazioni.
Aprire anomalie in caso di non conformità.
Eseguire o assegnare la rilavorazione.
Ripetere i controlli sulla versione corretta.
Procedere con validazione finale.
11.9. Buone pratiche e note operative
Distinguere sempre errori tecnici da errori di classificazione facilita la correzione.
Evitare validazioni con anomalie aperte, anche se non bloccanti.
Mantenere criteri di verifica uniformi tra operatori e revisori.