2. Introduzione
La dematerializzazione dei documenti è un procedimento attraverso il quale un documento, inizialmente cartaceo, viene convertito in un in formato digitale (o in documento informatico), soprattutto in ottica di conservazione digitale dello stesso.
Con il presente documento si vuole presentare una proposta tecnica per la realizzazione di un sistema software per l’archiviazione documentale digitale della pubblica amministrazione.
La piattaforma K-Archive permette l’archiviazione e catalogazione di documenti, precedentemente dematerializzati, secondo il Titolario di riferimento importato in fase di setup nella piattaforma.
Quindi, la ricerca e consultazione di documenti archiviati digitalmente.
K-Archive vuole rispondere alle necessità di:
dematerializzare gli archivi cartacei della pubblica amministrazione;
archiviare e rendere consultabile la crescente quantità di documenti digitali;
facilitare la ricerca e l’inserimento dei documenti in archivio
consentire la consultazione accessibile dei documenti
2.1. Riferimenti tecnici e normativi
La conservazione digitale a lungo termine è un processo complesso, sostenibile solo attraverso la definizione di modelli, strategie e pratiche archivisticamente corretti e adeguati a garantire la portabilità nel futuro degli oggetti contemporanei, nel rispetto della loro identità e del loro sistema di relazioni. In altre parole, la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali dipende fortemente dal contesto entro cui gli oggetti sono immersi. Pertanto la piena comprensibilità degli oggetti digitali nel futuro dipende dai molteplici fattori tecnici, logico-semantici, organizzativi e socio-culturali che compongono tale contesto e che devono quindi essere descritti e documentati, pena la perdita di significato degli oggetti.
La corretta conservazione digitale a lungo termine implica la descrizione sistematica e puntuale di formati, linguaggi, protocolli e, più in generale, di qualunque componente tecnologica funzionale alla comprensione degli oggetti digitali. Per tale motivo è raccomandabile conservare oggetti digitali in chiaro, non cifrati e non compressi, poiché tale strategia diminuisce il numero dei vincoli cui gli oggetti digitali sono soggetti e, conseguentemente, delle ulteriori componenti che occorre sottoporre a conservazione a lungo termine. Viceversa, nel caso di conservazione a lungo termine di oggetti cifrati o compressi è richiesta la descrizione o la documentazione delle tecniche di cifratura o di compressione adottate ed è raccomandata la scelta di algoritmi documentati da norme tecniche di organismi nazionali o internazionali, onde garantire nel futuro la piena comprensibilità degli oggetti digitali. Per analoghi motivi è altresì raccomandabile l’adozione di norme tecniche nazionali e internazionali, tanto nei processi di formazione e gestione degli oggetti digitali quanto nelle attività mirate alla loro conservazione, non solo per ovvi motivi d’interoperabilità, ma anche perché, in ragione della persistenza e diffusione di tali norme, i processi possono essere più facilmente documentati e descritti.
La norma tecnica UNI 11386:2020 è uno strumento di lavoro che si inserisce in maniera coerente nel quadro appena descritto, ma non risolve il problema della conservazione digitale: è un tassello, una componente del più generale e complesso processo conservativo.
La norma tecnica UNI 11386:2020 è uno strumento per favorire l’interoperabilità fra sistemi e attori nell’ambito della conservazione digitale, con particolare riferimento a due scenari tipici:
evoluzione dei sistemi. I documenti conservati in archivio devono sopravvivere in genere per molti anni, ben più dei sistemi hardware e software cui sono affidati: l’assenza d’interoperabilità rende difficile e costosa la migrazione verso nuovi sistemi e soluzioni tecnologiche, vincolando di fatto ai fornitori di servizi e alle loro scelte i soggetti che vogliano conservare un archivio digitale, con ciò limitando l’auspicabile fluidità delle dinamiche di mercato.
accesso ai documenti. La necessità di poter esibire i documenti conservati (per esempio, in sede giudiziale o a scopo di consultazione da parte dei soggetti aventi diritto) non è solo un’esigenza dettata dalle norme di legge, ma anche un inderogabile requisito di un corretto processo conservativo. La mera conformità a regole tecniche - talora formulate in maniera volutamente astratta dal legislatore o da altri soggetti, al fine di non condizionare il mercato con scelte arbitrarie - può risultare del tutto insufficiente a soddisfare il requisito dell’accesso. Infatti, in assenza d’interoperabilità è inevitabile che siano necessarie laboriose perizie, poiché non si può fare affidamento su strumenti e standard di riferimento per leggere e interpretare i dati generati da applicazioni molto diverse seppur operanti nello stesso dominio e con le stesse finalità.
Pur emergendo con particolare evidenza in taluni settori (per esempio, nell’ambito sanitario) o in relazione a specifiche tipologie documentarie (per esempio, per le fatture elettroniche), le criticità sopra esposte possono essere riscontrate in qualunque contesto di applicazione. Pertanto la UNI 11386:2020 è stata elaborata evitandone l’inquadramento all’interno di uno specifico settore di applicazione, al fine di renderla utilizzabile in ogni ambito professionale e istituzionale. Le specifiche esigenze settoriali possono fungere da stimolo per l’elaborazione di raffinamenti o integrazioni al presente documento.
2.2. Regole di archiviazione
La procedura di archiviazione segue delle regole:
L’insieme dei documenti selezionati per l’inserimento in archivio costituiscono il Pacchetto di Versamento
Ogni documento va catalogato sotto una Voce del Titolario
Ogni documento va corredato dei corrispettivi Metadata
I Metadata di un documento comprendono:
I soggetti responsabili
L’appartenenza ad un documento principale o ad una aggregazione documentale
Un identificativo
Un numero di anni di conservazione
L’indicazione di riservatezza
Classificazione
Altri metadati specifici del Titolario o del documento
