5. Archivio

L’Archivio è l’area digitale predisposta alla raccolta e gestione dei documenti caricati nel sistema.

È suddiviso in tre sezioni:

  • Generale: comprende tutti i documenti caricati a sistema che sono ancora conservati in archivio;

  • Corrente: comprende tutti i documenti caricati a sistema che fanno parte dell’archivio corrente dell’ente, ovvero pratiche/documenti/fascicoli ancora aperti;

  • Deposito: comprende tutti i documenti caricati a sistema che fanno parte dell’archivio di deposito dell’ente, ovvero pratiche/documenti/fascicoli chiusi, ma che devono ancora essere conservati per un certo numero di anni, passati i quali andranno o scartati o versati in Archivio Storico;

È possibile effettuare una ricerca sull’intero archivio dal form ad inizio pagina tramite ricerca libera, classificazione e/o posizione fisica.

Inoltre, da ognuna della sezioni è possibile consultare (e modificare, nel caso di archivio corrente) i metadata relativi al singolo file cliccando sulle frecce della colonna Dettagli.

5.1. Generale

Da questa sezione è possibile selezionare dei file da condividere per la consultazione esterna, ovvero creare un Pacchetto di Distribuzione (e relativo indice XML) che raccolga i file di interesse.

Per scaricare il PdD è necessario raggiungere la sezione Pacchetti dal menu laterale.

5.2. Corrente

Da questa sezione è possibile selezionare i file relativi a pratiche/fascicoli da chiudere, quindi che devono essere spostati in archivio di deposito, ovvero creare un Pacchetto di Versamento (e relativo indice XML) che raccolga e sposta in deposito i file di interesse, rendendone i metadata immutabili.

Per consultare l’indice XML del PdV è necessario raggiungere la sezione Pacchetti dal menu laterale.

5.3. Deposito

Da questa sezione è possibile selezionare i file che dovranno essere scartati (cioè distrutti, eliminati definitivamente) o archiviati (cioè resi indisponibili alla consultazione dall’area dell’ente e pronti per essere distributi all’Archivio di Stato), ovvero creare uno Scarto o un Pacchetto di Archiviazione (e relativo indice XML) che raccolgano i file di interesse.

Per consultare l’indice XML del PdA è necessario raggiungere la sezione Pacchetti dal menu laterale.