21. Ricerca e consultazione avanzata
La ricerca avanzata consente di individuare rapidamente documenti e pratiche anche in archivi estesi e stratificati. La sezione permette di combinare ricerca per campi, filtri e contenuto testuale, migliorando tempi di reperimento e precisione dei risultati.
21.1. Accesso e contesto d’uso
L’accesso avviene dall’area di consultazione. La funzione è utile per attività istruttorie, verifiche interne, accesso agli atti e recupero di documentazione storica.
21.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
21.2.1. Ricerca per campi
La ricerca per campi utilizza metadati strutturati, ad esempio numero pratica, anno, tipologia documentale, soggetto, riferimenti catastali e stato.
Questa modalità consente interrogazioni controllate e ripetibili.
21.2.2. Filtri avanzati
I filtri permettono di restringere progressivamente i risultati senza ripetere ogni volta la ricerca iniziale. Possono essere usati in combinazione per ottenere sottoinsiemi molto specifici.
21.2.3. Ricerca full-text/OCR
Quando disponibile il testo OCR, il sistema consente interrogazioni sul contenuto dei documenti digitalizzati. Questa funzione permette di trovare parole o frasi presenti nel corpo del documento anche in assenza di metadati completi.
21.2.4. Ricerca approssimata (fuzzy)
La ricerca fuzzy aiuta a individuare risultati pertinenti anche in presenza di errori ortografici, varianti di scrittura o termini incompleti.
21.2.5. Consultazione dei risultati
I risultati sono consultabili in elenco con accesso al dettaglio documento e alle versioni disponibili. L’operatore può verificare il contesto della pratica prima di procedere a download, condivisione o analisi.
21.3. Azioni disponibili
L’utente può:
impostare criteri di ricerca singoli o combinati
applicare/rimuovere filtri dinamici
aprire il dettaglio dei risultati
scaricare i documenti consentiti dal proprio profilo
21.4. Processo operativo
Impostare i campi principali della ricerca.
Aggiungere eventuali filtri di affinamento.
Inserire parole chiave full-text se necessarie.
Verificare e ordinare i risultati.
Aprire i documenti rilevanti e completare la consultazione.
21.5. Buone pratiche e note operative
Iniziare con criteri ampi e restringere progressivamente.
Usare la ricerca per campi per dati certi e full-text per contenuti descrittivi.
Salvare, ove previsto, le interrogazioni ricorrenti per attività periodiche.