20. Ricerca e consultazione avanzata
La ricerca avanzata consente di individuare pratiche e documenti usando metadati strutturati, contenuto testuale e filtri combinati. Questa funzione permette di ridurre i tempi di consultazione e di ottenere risultati più precisi anche su archivi estesi o storici.
20.1. Accesso e contesto d’uso
La sezione è utilizzata dagli utenti che devono reperire rapidamente documenti per istruttoria, verifica interna, accesso agli atti o controllo amministrativo.
L’accesso ai risultati è regolato dai permessi del profilo utente.
20.2. Ricerca per campi
La ricerca per campi permette interrogazioni puntuali su informazioni codificate, ad esempio numero pratica, anno, tipologia, riferimenti catastali, stato del procedimento e soggetti associati.
Questa modalità è preferibile quando l’utente dispone di dati amministrativi già noti.
20.3. Filtri avanzati
I filtri consentono di restringere progressivamente l’insieme dei risultati senza ripetere da zero l’interrogazione. È possibile combinare più criteri per ottenere una lista mirata e operativa.
L’approccio progressivo è utile quando si parte da un set iniziale molto ampio.
20.4. Ricerca full-text e OCR
La ricerca full-text utilizza l’indicizzazione del testo estratto tramite OCR e rende interrogabile il contenuto interno dei documenti scansiti. In questo modo è possibile trovare parole o frasi presenti nelle pagine, anche in assenza di metadati completi.
Questa funzione è utile soprattutto su pratiche storiche o eterogenee.
20.5. Ricerca approssimata
Quando prevista in configurazione, la ricerca approssimata supporta il reperimento anche in presenza di errori ortografici, variazioni di digitazione o corrispondenze non esatte.
L’utente può così ottenere risultati utili anche con informazioni parziali.
20.6. Consultazione dei risultati
I risultati sono presentati in forma tabellare con metadati principali e accesso al documento. L’utente può aprire il dettaglio pratica, consultare i file associati e applicare ulteriori filtri di affinamento.
Nei casi previsti, i risultati possono essere esportati nei formati consentiti dal profilo.
20.7. Azioni disponibili
La sezione consente di:
eseguire ricerche per campo, full-text o combinate;
applicare filtri successivi;
aprire dettaglio documento e pratica;
ordinare e affinare i risultati;
esportare output di consultazione, se autorizzato.
20.8. Processo operativo
Definire il criterio iniziale di ricerca.
Eseguire l’interrogazione.
Applicare filtri di affinamento.
Verificare coerenza e pertinenza dei risultati.
Aprire i documenti necessari alla consultazione.
Salvare o esportare i risultati secondo i permessi disponibili.
20.9. Buone pratiche e note operative
Preferire ricerca per campi quando i dati amministrativi sono certi.
Usare full-text per recuperare informazioni non presenti nei metadati.
Verificare sempre il perimetro temporale prima di esportare risultati.