21. Tracciamento attività e log
Il tracciamento delle attività registra in modo sistematico le operazioni svolte in piattaforma durante l’intero ciclo di vita delle pratiche. La sezione consente di ricostruire le azioni effettuate, supportare verifiche interne e garantire trasparenza operativa.
21.1. Accesso e contesto d’uso
L’accesso ai log è riservato ai profili autorizzati, in particolare responsabili e amministratori.
La consultazione dei log è utilizzata per:
audit interni;
verifica di anomalie;
ricostruzione cronologica delle attività;
controllo di conformità procedurale.
21.2. Registrazione delle operazioni
Il sistema registra automaticamente gli eventi rilevanti, ad esempio:
accesso utente;
presa in carico pratica;
caricamento o modifica documento;
inserimento o aggiornamento metadati;
approvazione, respingimento, validazione;
download o consultazione avanzata, dove previsto.
La registrazione è continua e non dipende da inserimenti manuali dell’operatore.
21.3. Tracciabilità utente, data e ora
Per ogni evento il sistema mantiene almeno:
identificativo utente;
data e ora dell’operazione;
tipo di azione eseguita;
riferimento alla risorsa interessata;
esito dell’operazione.
Questi dati permettono la ricostruzione puntuale del processo.
21.4. Finalità di audit e controllo
La consultazione dei log consente di verificare responsabilità operative, tempi di intervento e rispetto delle regole di workflow. In presenza di contestazioni o verifiche, il log rappresenta l’evidenza tecnica delle attività svolte.
21.5. Azioni disponibili
In base al profilo, la sezione consente di:
ricercare eventi per utente, periodo, pratica o tipologia azione;
filtrare i risultati;
consultare il dettaglio di un evento;
esportare report di audit quando previsto.
21.6. Processo operativo
Definire il perimetro della verifica.
Impostare i filtri di ricerca nel registro eventi.
Analizzare la sequenza cronologica delle operazioni.
Verificare eventuali scostamenti rispetto al workflow.
Documentare esito e azioni correttive, se necessarie.
21.7. Buone pratiche e note operative
Usare finestre temporali precise per ridurre ambiguità nell’analisi.
Conservare i report di audit secondo le procedure interne dell’Ente.
Limitare l’accesso ai log ai soli profili con responsabilità di controllo.