18. Dashboard, monitoraggio e statistiche
La dashboard fornisce una vista sintetica e aggiornata dell’andamento delle lavorazioni. La sezione consente di controllare volumi, tempi, qualità e stato delle pratiche, supportando il coordinamento quotidiano delle attività.
18.1. Accesso e contesto d’uso
La dashboard è consultata da responsabili, revisori e operatori con profili abilitati al monitoraggio.
Viene utilizzata per:
verificare avanzamento dei lotti;
individuare colli di bottiglia;
controllare indicatori di qualità;
pianificare le priorità operative.
18.2. Indicatori principali
Gli indicatori principali includono, in base alla configurazione:
pratiche prese in carico;
pratiche completate e validate;
pratiche in attesa revisione;
pratiche in anomalia o rilavorazione;
tempi medi di attraversamento delle fasi;
volume documenti acquisiti nel periodo.
Questi valori devono essere letti in combinazione, non come metriche isolate.
18.3. Avanzamento lavorazioni
La sezione di avanzamento mostra lo stato delle lavorazioni per periodo, lotto o unità archivistica. Consente di capire rapidamente quanto lavoro è stato completato e quanto è ancora in coda.
Quando un indicatore rallenta, è utile verificare la fase in cui si concentra l’accumulo.
18.4. Monitoraggio qualità
La dashboard espone indicatori utili al controllo qualità, ad esempio:
percentuale di pratiche corrette al primo passaggio;
numero di anomalie aperte;
tasso di rilavorazione;
tempi medi di chiusura delle non conformità.
Questa lettura supporta azioni correttive tempestive.
18.5. Produttività
La produttività può essere osservata per periodo e per ruolo operativo, in modo da valutare carichi di lavoro e continuità del processo.
Il confronto tra produttività e qualità è essenziale: un aumento dei volumi non deve generare incremento di errori.
18.6. Uso dei filtri
I filtri consentono di analizzare i dati per:
intervallo temporale;
operatore o gruppo di lavoro;
stato della pratica;
tipologia documentale o lotto.
L’uso corretto dei filtri permette analisi mirate e confronti coerenti.
18.7. Lettura dei dati
Per una lettura operativa corretta è utile:
partire dagli indicatori di coda e blocco;
confrontare periodo corrente e periodo precedente;
approfondire i dettagli prima di prendere decisioni organizzative;
verificare sempre il perimetro dei filtri applicati.
18.8. Azioni disponibili
La sezione consente di:
aggiornare i dati visualizzati;
applicare e rimuovere filtri;
accedere al dettaglio delle pratiche collegate agli indicatori;
esportare report operativi dove previsto.
18.9. Processo operativo
Impostare intervallo e perimetro di analisi.
Verificare indicatori di avanzamento e coda.
Analizzare qualità e rilavorazioni.
Individuare le pratiche o fasi critiche.
Pianificare le priorità operative.
Rieseguire il controllo con frequenza periodica.
18.10. Buone pratiche e note operative
Definire una routine di monitoraggio giornaliera e una verifica di sintesi settimanale.
Salvare i filtri ricorrenti per mantenere confrontabilità dei dati.
In caso di scostamenti, documentare le azioni correttive intraprese.