8. Processo di digitalizzazione delle pratiche
Il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie organizza in modo ordinato tutte le attività che trasformano un fascicolo cartaceo in una pratica digitale consultabile, verificata e tracciabile. La sezione consente di seguire ogni fase operativa, dalla presa in carico alla validazione finale, mantenendo coerenza tra documenti originali, immagini acquisite e metadati associati.
Durante questo processo ogni passaggio viene registrato dal sistema, in modo da poter ricostruire con precisione chi ha operato, quando e con quale esito.
8.1. Accesso e contesto d’uso
Questa sezione viene utilizzata dagli operatori incaricati della digitalizzazione, dai revisori e dai responsabili del controllo finale.
Il processo è applicato quando:
viene avviata una nuova lavorazione di pratiche cartacee;
si devono completare pratiche già in corso;
è richiesta una verifica finale prima della messa in consultazione.
8.2. Descrizione delle fasi
8.2.1. Presa in carico
La presa in carico avvia formalmente la lavorazione della pratica. L’operatore registra l’arrivo del fascicolo, ne verifica l’identificativo e associa la pratica al lotto di lavorazione.
Questa fase permette di stabilire con chiarezza l’ambito del lavoro e di evitare smarrimenti o lavorazioni duplicate.
8.2.2. Verifica preliminare
Durante la verifica preliminare si controllano completezza, stato di conservazione e coerenza archivistica del fascicolo. In questa fase vengono individuati eventuali documenti fragili, rilegati o fuori formato che richiedono modalità di acquisizione dedicate.
Il sistema consente di annotare le criticità riscontrate per guidare le fasi successive.
8.2.3. Preparazione documenti
La preparazione serve a rendere i documenti idonei alla scansione senza alterare l’ordine archivistico. L’operatore può rimuovere temporaneamente elementi metallici, distendere pieghe leggere e separare i blocchi documentali per tipologia o formato.
Al termine della preparazione, la sequenza originale del fascicolo deve rimanere preservata.
8.2.4. Scansione
La scansione acquisisce i documenti nel formato digitale previsto, utilizzando dispositivi e parametri adeguati al tipo di materiale. L’operatore esegue la digitalizzazione mantenendo l’ordine delle pagine e verificando in tempo reale la leggibilità delle immagini.
Questa fase produce i file che saranno poi sottoposti a indicizzazione e controllo qualità.
8.2.5. Metadatazione
Dopo l’acquisizione, ogni documento viene associato ai metadati previsti dal modello archivistico adottato. La metadatazione consente di collegare in modo univoco documento, pratica e contesto amministrativo.
Il sistema applica controlli sui campi obbligatori e sulle regole di compilazione per ridurre errori di inserimento.
8.2.6. Controllo qualità
Il controllo qualità verifica che immagini e metadati siano completi, leggibili e coerenti. Questa fase combina verifiche automatiche e controlli manuali, con eventuale apertura di anomalie in caso di non conformità.
Se necessario, la pratica viene rinviata in rilavorazione.
8.2.7. Validazione finale
La validazione finale conferma che la pratica è digitalizzata correttamente e può passare allo stato conclusivo. Il responsabile verifica esito dei controlli, eventuali annotazioni e correttezza complessiva del fascicolo digitale.
Solo dopo validazione la pratica è considerata pronta per la consultazione operativa.
8.2.8. Riconsegna e integrazione
In chiusura, i documenti cartacei vengono ricomposti e riconsegnati secondo l’assetto originario. In parallelo, i documenti digitali e i metadati sono resi disponibili nelle aree di consultazione e nei flussi di integrazione previsti.
8.3. Azioni disponibili
All’interno del processo l’operatore può:
prendere in carico una pratica;
registrare esiti di verifica preliminare;
avviare o ripetere acquisizioni;
compilare e correggere metadati;
segnalare anomalie;
inviare la pratica a revisione;
validare o respingere la chiusura.
8.4. Processo operativo
Registrare la presa in carico della pratica.
Eseguire la verifica preliminare e classificare eventuali criticità.
Preparare i documenti alla scansione.
Acquisire le immagini rispettando ordine e parametri.
Compilare i metadati obbligatori e descrittivi.
Eseguire controlli qualità automatici e manuali.
Gestire eventuali anomalie e rilavorazioni.
Concludere con validazione finale.
Completare riconsegna del cartaceo e integrazione del digitale.
8.5. Buone pratiche e note operative
Gestire una pratica per volta riduce il rischio di misallineamento tra documenti e metadati.
Registrare sempre le anomalie riscontrate, anche se risolte nella stessa giornata.
Prima della validazione finale verificare che non siano presenti task aperti o annotazioni non chiuse.