8. Processo di digitalizzazione delle pratiche
La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un processo strutturato che consente di trasformare la documentazione cartacea in contenuti digitali consultabili, verificabili e tracciabili nel tempo. In K-Archive ogni fase è gestita in modo ordinato, così da mantenere la corrispondenza tra fascicolo fisico e fascicolo digitale.
Questa sezione descrive il flusso operativo completo, dalla presa in carico fino alla validazione finale e alla riconsegna, con l’obiettivo di supportare sia gli operatori di produzione sia i referenti di controllo.
8.1. Accesso e contesto d’uso
Il processo viene gestito dalle sezioni operative della piattaforma dedicate a:
acquisizione e caricamento documenti
metadatazione e indicizzazione
revisione e validazione
monitoraggio stato pratiche
L’operatore lavora per lotti o per singole pratiche in base all’organizzazione interna dell’ufficio. In ogni caso è importante mantenere la sequenza originale dei documenti e registrare ogni passaggio nello stato corretto del workflow.
8.2. Descrizione delle fasi del processo
8.2.1. Presa in carico
Durante questa fase la pratica viene acquisita nel ciclo di lavorazione. La sezione consente di registrare la presa in carico con riferimento al fascicolo, all’operatore e alla data di avvio.
L’obiettivo è rendere immediatamente tracciabile la responsabilità operativa e distinguere le pratiche ancora da lavorare da quelle già in corso.
8.2.2. Verifica preliminare
Prima della scansione, l’operatore controlla completezza, leggibilità generale e stato conservativo dei documenti. Questa funzione permette di individuare in anticipo documenti fragili, pagine mancanti o criticità che richiedono una gestione dedicata.
La verifica preliminare riduce errori nelle fasi successive e limita rilavorazioni non necessarie.
8.2.3. Preparazione documenti
In questa fase si prepara il fascicolo alla digitalizzazione, mantenendo l’ordine archivistico originale. L’operatore può rimuovere temporaneamente elementi metallici, distendere pieghe leggere e separare i documenti per tipologia/formato di scansione.
La preparazione deve sempre favorire la tutela dell’originale e la qualità dell’acquisizione.
8.2.4. Scansione
La scansione avviene con dispositivi diversi in base alla tipologia documentale (standard, rilegata, fragile, grande formato). La funzione permette di produrre file digitali completi e leggibili, associati alla pratica corretta.
Durante la scansione è consigliato un controllo visivo immediato per intercettare pagine incomplete, orientamento errato o qualità non adeguata.
8.2.5. Metadatazione
Terminata l’acquisizione, i documenti vengono indicizzati con i metadati previsti. Questa fase consente di associare in modo univoco documento, pratica e contesto amministrativo, rendendo possibile ricerca, consultazione e controlli.
8.2.6. Controllo qualità
Il controllo qualità combina verifiche automatiche e manuali. Il sistema controlla la conformità tecnica del file, mentre l’operatore verifica la leggibilità reale e la coerenza contenutistica.
Le anomalie rilevate vengono registrate e rimandate in rilavorazione fino al ripristino della conformità.
8.2.7. Validazione finale
La pratica passa in validazione finale quando documenti e metadati risultano completi e corretti. Questa funzione permette di confermare lo stato conclusivo della lavorazione e di rendere la pratica disponibile in consultazione operativa.
8.2.8. Riconsegna e integrazione
Dopo validazione, i fascicoli cartacei vengono ricomposti e ricollocati nel loro assetto originario. In parallelo, i file digitali e i metadati vengono messi a disposizione per la consultazione e, se previsto, per l’integrazione con altri sistemi dell’Ente.
8.3. Azioni disponibili
Nelle diverse fasi del processo, l’operatore può:
registrare presa in carico e avanzamento
aggiornare stato della pratica
associare o correggere metadati
inviare una pratica in revisione o rilavorazione
validare o respingere una pratica in base agli esiti dei controlli
8.4. Processo operativo
Prendere in carico la pratica e registrare l’avvio lavorazione.
Effettuare la verifica preliminare del contenuto e dello stato conservativo.
Preparare i documenti rispettando l’ordine originario del fascicolo.
Scansionare con lo strumento più adatto alla tipologia documentale.
Compilare e verificare i metadati obbligatori.
Eseguire il controllo qualità tecnico e contenutistico.
Gestire eventuali anomalie con rilavorazione.
Procedere alla validazione finale della pratica.
Ricomporre e riconsegnare il cartaceo, rendendo disponibile il digitale.
8.5. Buone pratiche e note operative
Mantenere sempre la sequenza originale dei documenti durante tutte le fasi.
Non avanzare una pratica di stato se i metadati obbligatori non sono completi.
Registrare in modo puntuale anomalie e correzioni per garantire piena tracciabilità.
Limitare la manipolazione dei documenti fragili al minimo indispensabile.