10. Gestione dei metadati e indicizzazione
La gestione dei metadati consente di descrivere in modo strutturato ogni documento digitalizzato e di collegarlo correttamente alla pratica di riferimento. Questa funzione permette di trasformare il file digitale in un’informazione amministrativa ricercabile, classificabile e verificabile.
10.1. Accesso e contesto d’uso
La sezione è utilizzata dopo la scansione e prima della validazione finale.
L’operatore compila i campi previsti per la pratica e per i singoli documenti, mentre revisore e responsabile verificano completezza e coerenza dei dati inseriti.
10.2. Finalità dei metadati
I metadati sono necessari per:
identificare in modo univoco documenti e pratiche;
supportare ricerca, consultazione e istruttoria;
mantenere coerenza tra fascicolo cartaceo e fascicolo digitale;
garantire tracciabilità del ciclo di lavorazione.
Senza metadati corretti, la consultazione risulta parziale e il workflow può bloccarsi.
10.3. Compilazione dei campi
La compilazione segue un modello uniforme, con campi testuali, numerici, temporali e a scelta controllata. L’operatore inserisce i valori leggendo direttamente dal documento o dalla pratica, evitando interpretazioni non documentate.
Quando disponibili, le liste predefinite aiutano a ridurre errori e varianti non coerenti.
10.4. Campi obbligatori
I campi obbligatori rappresentano il minimo informativo necessario per avanzare nel processo. Se un campo obbligatorio non è compilato o non è valido, il sistema impedisce il passaggio allo stato successivo.
In genere rientrano tra i campi obbligatori:
identificativi della pratica;
riferimenti temporali essenziali;
tipologia documentale;
collegamento al fascicolo.
10.5. Validazioni applicative
Il sistema applica controlli automatici su formato e congruenza dei dati, ad esempio:
controllo formato delle date;
controllo dei campi numerici;
verifica dei valori ammessi nei campi classificatori;
controllo di coerenza tra campi correlati.
Questa funzione permette di intercettare errori in fase di inserimento, prima della revisione.
10.6. Coerenza tra documento e fascicolo
Ogni documento deve essere coerente con la pratica a cui è associato. La coerenza riguarda sia il contenuto sia i metadati: non devono esserci disallineamenti tra tipologia documento, stato della pratica e riferimenti identificativi.
In caso di incongruenze, la pratica viene riportata in correzione.
10.7. Uso dei metadati per ricerca e classificazione
Una metadatazione corretta migliora in modo diretto:
velocità delle ricerche per campo;
precisione dei risultati;
qualità della classificazione archivistica;
affidabilità delle statistiche di lavorazione.
I metadati alimentano sia le ricerche operative sia le attività di monitoraggio.
10.8. Azioni disponibili
L’operatore può:
compilare o aggiornare metadati di documento e pratica;
utilizzare valori da vocabolari controllati;
salvare bozze e completare in un secondo momento;
inviare in revisione i metadati conclusi.
Il revisore può:
approvare i metadati;
respingere con annotazione motivata;
richiedere integrazione puntuale.
10.9. Processo operativo
Aprire la pratica digitalizzata.
Compilare i metadati obbligatori.
Completare i campi descrittivi utili alla consultazione.
Verificare eventuali errori segnalati dal sistema.
Correggere i campi non conformi.
Inviare la pratica alla revisione.
Applicare eventuali correzioni richieste.
Confermare la versione finale dei metadati.
10.10. Buone pratiche e note operative
Compilare i metadati contestualmente alla scansione riduce errori di associazione.
Evitare abbreviazioni non standard nei campi testuali.
In caso di dato incerto, usare annotazione interna invece di inserire valori approssimativi.