23. Revisione
La funzionalità di Revisione permette di controllare, validare e approvare i documenti caricati nel sistema prima della loro archiviazione o pubblicazione definitiva.
Questa fase rappresenta un passaggio fondamentale del flusso documentale: consente di intercettare eventuali errori, verificare la correttezza dei dati e garantire che ogni documento sia conforme agli standard richiesti prima di essere considerato definitivo.
23.1. Accesso alla revisione
Per accedere alla funzionalità:
Aprire il menu laterale dell’applicazione
Selezionare la voce Revisione
Si accede così alla schermata principale, che mostra l’elenco dei documenti disponibili per la verifica.
23.2. Elenco documenti
La sezione Elenco rappresenta la vista operativa principale per chi si occupa della revisione.
Qui vengono mostrati tutti i documenti in lavorazione, in particolare quelli nello stato “Attesa revisione”, ovvero documenti caricati ma non ancora validati.
Per ogni riga sono visibili:
ID → identificativo univoco del documento
Documento → nome o descrizione del file
Operatore → utente che ha effettuato il caricamento
Stato → fase corrente del documento nel workflow
23.2.1. Filtri
Per facilitare la gestione di grandi volumi di documenti, sono disponibili diversi filtri:
Filtro stato
Permette di visualizzare solo documenti in uno specifico stato (es. Attesa revisione)Filtro operatore
Consente di filtrare i documenti in base all’utente che li ha caricatiFiltro categoria
Utile per restringere la ricerca a specifiche tipologie documentali
L’utilizzo combinato dei filtri consente di individuare rapidamente i documenti su cui intervenire.
23.3. Dettaglio documento
Selezionando un documento dall’elenco si accede alla schermata di revisione, dove è possibile analizzare nel dettaglio il contenuto.
Questa schermata è suddivisa in più aree funzionali.
23.3.1. Visualizzazione del documento
Il sistema mette a disposizione diverse modalità di visualizzazione:
Anteprima
Mostra una versione immediatamente consultabile del documentoConvertito
Visualizza il documento dopo il processo di conversione effettuato dal sistema
(utile per verificare che la digitalizzazione sia corretta)Originale
Permette di accedere al file così come è stato caricato
Questa suddivisione è particolarmente importante nei casi di documenti acquisiti tramite scansione o conversione automatica, dove è necessario verificare che non ci siano discrepanze.
23.3.2. Annotazioni
La sezione Annotazioni consente al revisore di inserire commenti direttamente associati al documento.
Questa funzionalità è utile per:
segnalare errori o incongruenze
richiedere integrazioni o correzioni
lasciare note operative per altri utenti
Le annotazioni rimangono tracciate e contribuiscono alla gestione collaborativa del processo di revisione.
23.3.3. Metadati
I metadati rappresentano le informazioni descrittive del documento e sono fondamentali per la sua classificazione e ricerca.
Tra i principali metadati troviamo:
Titolo del documento
Gruppo documenti
Altri campi configurati nel sistema
Durante la revisione è importante verificare che:
i dati siano corretti
siano coerenti con il contenuto del documento
non siano mancanti o incompleti
Errori nei metadati possono compromettere la corretta archiviazione e reperibilità del documento.
23.4. Azioni disponibili
Una volta completata la verifica, il revisore può eseguire diverse azioni:
23.4.1. Approva
L’azione Approva consente di:
validare ufficialmente il documento
rimuoverlo dallo stato “Attesa revisione”
farlo avanzare nel flusso documentale
Questa operazione deve essere eseguita solo dopo aver verificato attentamente contenuto e metadati.
23.4.2. Apri viewer in nuova scheda
Questa funzione permette di:
aprire il documento in una nuova finestra o scheda
analizzarlo con maggiore spazio e dettaglio
È particolarmente utile per documenti complessi o di grandi dimensioni.
23.5. Stato dei documenti
Durante questa fase, il sistema gestisce principalmente lo stato:
Attesa revisione
Indica che il documento è stato caricato ma deve ancora essere controllato e approvato
23.6. Statistiche
La sezione Statistiche offre una visione aggregata dell’attività di revisione, permettendo di monitorare volumi, stato dei documenti e andamento del processo.
23.6.1. Filtri delle statistiche
Le statistiche possono essere personalizzate tramite:
Data inizio / Data fine
Definiscono l’intervallo temporale di analisiOperatore
Consente di visualizzare i dati relativi a uno specifico utente o a tuttiData di riferimento
Permette di scegliere il tipo di data su cui basare l’analisi
(ad esempio data di caricamento)
Dopo aver impostato i parametri, è necessario premere Aggiorna per ricalcolare i dati.
23.6.2. Indicatori
La dashboard mostra diversi indicatori sintetici:
Totale
Numero complessivo di documenti nel periodo selezionato
Utile per avere una visione generale del volume di lavoroAttesa revisione
Numero di documenti ancora da verificare
Indica il carico operativo residuoCon annotazioni
Documenti su cui sono stati inseriti commenti
Può evidenziare criticità o necessità di revisione approfonditaModificati
Documenti che hanno subito modifiche dopo il caricamento
Indica attività di aggiornamento o correzioneApprovati
Documenti validati con successo
Rappresenta il numero di pratiche concluse positivamenteAnnotati totale
Numero complessivo di annotazioni inserite
Utile per valutare il livello di interazione e revisione
23.7. Processo di revisione
La revisione è un’attività di controllo qualità che permette di:
garantire l’affidabilità dei documenti
assicurare la correttezza delle informazioni
mantenere coerenza nella gestione documentale
Un processo di revisione strutturato riduce errori, migliora l’organizzazione e aumenta l’efficienza operativa.
23.8. Buone pratiche
Per una revisione efficace:
Verificare sempre il documento in tutte le modalità disponibili
Controllare attentamente i metadati
Utilizzare le annotazioni per tracciare eventuali problemi
Non approvare documenti incompleti o non conformi