17. Digitalizzazione
17.1. Introduzione
La sezione Digitalizzazione consente di acquisire, gestire e archiviare documenti in formato digitale all’interno del sistema.
Questa funzionalità è progettata per integrare documenti provenienti da supporto cartaceo o da fonti esterne, rendendoli disponibili all’interno dei flussi operativi. Attraverso la digitalizzazione è possibile trasformare documenti fisici in risorse digitali strutturate, facilmente consultabili, ricercabili e collegabili alle pratiche.
Il processo di digitalizzazione rappresenta un passaggio fondamentale per garantire una gestione documentale moderna, efficiente e conforme ai requisiti di tracciabilità e conservazione.
17.2. A cosa serve
La sezione viene utilizzata per:
acquisire documenti tramite caricamento o scansione
archiviare documenti in formato digitale
associare i documenti a pratiche, atti o altri elementi del sistema
rendere disponibili i documenti nei flussi operativi
Questo consente di centralizzare tutte le informazioni documentali e di ridurre la gestione cartacea.
17.3. Accesso alla sezione
Per accedere:
Dal menu laterale selezionare Digitalizzazione
Si apre la schermata principale con l’elenco dei documenti digitalizzati
La schermata mostra i documenti presenti nel sistema e rappresenta il punto di partenza per la consultazione e la gestione.
17.4. Consultazione dei documenti
All’interno della pagina principale è disponibile una tabella che riporta l’elenco dei documenti digitalizzati.
Ogni documento è identificato da informazioni che ne descrivono il contenuto e il contesto, come il titolo, la categoria e gli eventuali riferimenti associati.
Questa vista consente di consultare rapidamente i documenti e di accedere alle operazioni disponibili.
17.5. Ricerca dei documenti
Per facilitare la consultazione, è disponibile un sistema di filtri.
I filtri permettono di restringere i risultati e individuare rapidamente i documenti di interesse, ad esempio in base al titolo, alla categoria o ad altri criteri disponibili.
L’utilizzo dei filtri è particolarmente utile quando l’archivio contiene un numero elevato di documenti.
17.6. Inserimento di un documento
Per caricare un nuovo documento è necessario utilizzare la funzione di creazione.
Durante l’inserimento devono essere specificati i dati principali del documento.
Il processo prevede:
il caricamento del file (PDF o immagine)
l’inserimento del titolo
la selezione della categoria
l’associazione a una pratica o ad altri elementi del sistema
Questa fase è fondamentale per garantire una corretta organizzazione e una facile reperibilità del documento.
17.7. Gestione dei documenti
Una volta inserito, il documento diventa parte dell’archivio digitale e può essere utilizzato all’interno dei processi.
I documenti possono essere:
consultati
scaricati
associati ad altre entità
eventualmente aggiornati
La gestione centralizzata consente di mantenere un archivio ordinato e sempre accessibile.
17.8. Associazione ai processi
Uno degli aspetti più importanti della digitalizzazione è la possibilità di collegare i documenti alle pratiche o agli atti.
Questo permette di:
integrare i documenti nei flussi di lavoro
evitare duplicazioni
mantenere un collegamento diretto tra contenuti e contesto operativo
L’associazione corretta garantisce una gestione più efficace e coerente delle informazioni.
17.9. Qualità e organizzazione
La qualità dei documenti digitalizzati è un elemento fondamentale.
È importante assicurarsi che:
i file siano leggibili
le informazioni siano complete
i documenti siano correttamente classificati
Una buona organizzazione facilita la consultazione e migliora l’efficienza operativa.
17.10. Tracciamento e gestione
Ogni documento inserito nel sistema può essere gestito e monitorato nel tempo.
Il sistema consente di mantenere il controllo sui documenti, sapere quando sono stati caricati e da chi, e verificarne l’utilizzo all’interno dei processi.
17.11. Buone pratiche
Per una gestione efficace della digitalizzazione è consigliato:
utilizzare nomi chiari e coerenti
classificare correttamente i documenti
evitare duplicazioni
verificare sempre la qualità dei file caricati
Una corretta digitalizzazione consente di migliorare l’organizzazione documentale e di rendere più efficienti le attività quotidiane.