12. Workflow di revisione, ruoli e stati
Il workflow definisce il percorso che documenti e pratiche seguono dalla lavorazione iniziale fino alla validazione. La sezione consente di assegnare responsabilità chiare, controllare l’avanzamento e garantire che ogni passaggio sia autorizzato in base al ruolo utente.
12.1. Accesso e contesto d’uso
Il workflow è attivo in tutte le aree operative della piattaforma. Ogni utente visualizza azioni e stati coerenti con il proprio profilo.
12.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
12.2.1. Ruolo operatore
L’operatore gestisce acquisizione, preparazione documenti e compilazione metadati. Può avanzare la pratica verso la revisione quando i requisiti minimi risultano soddisfatti.
12.2.2. Ruolo revisore
Il revisore controlla qualità del documento e correttezza dei dati. Può approvare, annotare, richiedere integrazioni o rimandare in rilavorazione.
12.2.3. Ruolo responsabile o amministratore
Il responsabile/amministratore presidia il processo complessivo, configura regole di workflow, monitora stati aggregati e conferma la validazione finale nei passaggi previsti.
12.2.4. Stati principali di documento/pratica
Gli stati più frequenti sono:
in lavorazione
attesa revisione
con annotazioni
in rilavorazione
validato
archiviato
Questa struttura consente di capire rapidamente posizione e priorità di ogni pratica.
12.2.5. Avanzamento nel workflow
Il passaggio di stato è guidato da regole: presenza metadati obbligatori, esito controlli, autorizzazioni di ruolo. In caso di blocco, il sistema segnala la condizione da risolvere.
12.3. Azioni disponibili
In base al ruolo, l’utente può:
prendere in carico una pratica
aggiornare stato e assegnatario
inserire annotazioni di revisione
richiedere correzioni
approvare o validare in via definitiva
12.4. Processo operativo
L’operatore completa acquisizione e metadatazione.
La pratica passa in stato
Attesa revisione.Il revisore verifica e registra l’esito.
In caso di esito negativo, la pratica torna in
Rilavorazione.Dopo correzione, la pratica rientra in revisione.
A esito positivo, il responsabile conferma la validazione finale.
12.5. Buone pratiche e note operative
Usare le annotazioni come strumento operativo, non solo descrittivo.
Evitare cambi stato manuali non motivati.
Mantenere allineati ruolo assegnato e responsabilità effettiva della pratica.
Verificare periodicamente le pratiche ferme negli stati intermedi.