12. Workflow, ruoli e stati
Il workflow definisce come una pratica avanza da una fase all’altra, quali utenti possono intervenire e quali controlli sono richiesti prima del passaggio di stato. Questa funzione permette di governare in modo ordinato la lavorazione, riducendo errori, sovrapposizioni e passaggi non autorizzati.
12.1. Accesso e contesto d’uso
La gestione del workflow è trasversale a tutte le fasi operative. Ogni utente visualizza le pratiche e le azioni disponibili in base al proprio ruolo.
Il sistema applica regole di transizione che impediscono avanzamenti non coerenti con lo stato corrente.
12.2. Ruoli operativi
12.2.1. Operatore
L’operatore esegue attività di preparazione, scansione e metadatazione. Può caricare documenti, compilare campi e inviare la pratica alle fasi successive.
12.2.2. Revisore
Il revisore controlla qualità delle immagini, correttezza dei metadati e coerenza complessiva della pratica. Può approvare, respingere o richiedere integrazioni con annotazioni tracciate.
12.2.3. Responsabile o amministratore
Il responsabile supervisiona il processo, gestisce le eccezioni, valida in via finale e monitora avanzamento e tempi. L’amministratore gestisce inoltre configurazioni, profili e regole del workflow.
12.3. Stati principali di documento o pratica
Gli stati principali possono includere:
in presa in carico;
in preparazione;
in digitalizzazione;
in metadatazione;
in attesa revisione;
in anomalia o rilavorazione;
validata;
archiviata o disponibile in consultazione.
La nomenclatura può essere adattata alla configurazione adottata, mantenendo la stessa logica di avanzamento controllato.
12.4. Avanzamento nel workflow
L’avanzamento avviene quando sono soddisfatte le condizioni minime previste per lo stato successivo. Se manca un requisito, il sistema segnala il blocco e indica l’azione necessaria.
Ogni transizione registra utente, data, ora ed esito.
12.5. Azioni disponibili
In base al ruolo, l’utente può:
prendere in carico una pratica;
assegnare o riassegnare task;
inviare a revisione;
approvare o respingere;
riportare in rilavorazione;
validare la chiusura.
12.6. Processo operativo
L’operatore prende in carico la pratica.
La pratica avanza fino a completamento acquisizione e metadati.
Il revisore effettua i controlli previsti.
Se necessario, la pratica torna in rilavorazione.
A esito positivo, il responsabile esegue la validazione finale.
La pratica viene resa disponibile nello stato conclusivo previsto.
12.7. Buone pratiche e note operative
Usare sempre le transizioni di stato previste, evitando lavorazioni fuori workflow.
Motivare i respingimenti con annotazioni chiare e verificabili.
Monitorare periodicamente le pratiche ferme in uno stesso stato oltre la soglia operativa.