9. Acquisizione e digitalizzazione dei documenti

La sezione descrive le modalità con cui i documenti cartacei vengono acquisiti in formato digitale, con attenzione alla qualità dell’immagine, alla leggibilità del contenuto e alla tutela fisica degli originali. Questa funzione permette di adattare la lavorazione alla tipologia documentale, evitando procedure uniche non adatte a materiali diversi.

9.1. Accesso e contesto d’uso

La sezione è utilizzata nella fase di produzione digitale, quando la pratica è stata presa in carico e preparata.

L’operatore utilizza queste indicazioni per scegliere:

  • modalità di scansione;

  • parametri di acquisizione;

  • formato di output;

  • accorgimenti conservativi.

9.2. Tipologie documentali gestite

Il processo distingue almeno quattro gruppi operativi:

  • documenti standard (fogli sciolti, prevalentemente A4/A3, in buono stato);

  • documenti fragili o deteriorati (carta sottile, strappi, supporti usurati);

  • documenti rilegati (registri, fascicoli cuciti, blocchi non separabili);

  • documenti di grande formato (planimetrie, tavole tecniche, elaborati fuori standard).

Questa classificazione consente di applicare tecniche diverse senza compromettere né qualità né integrità del documento.

9.3. Scansione per tipologia

9.3.1. Documenti standard

Per i documenti standard l’operatore può usare modalità ad alimentazione automatica, quando il supporto è integro e la movimentazione non comporta rischi. In questa modalità è importante verificare allineamento pagina, doppia alimentazione e corretto orientamento.

9.3.2. Documenti fragili

Per i documenti fragili si adottano modalità non invasive, con manipolazione ridotta e acquisizione controllata. Durante questa fase l’operatore deve privilegiare la tutela del supporto rispetto alla velocità di lavorazione.

9.3.3. Documenti rilegati

Per i documenti rilegati si usa acquisizione con apertura controllata, evitando forzature del dorso o pressioni che possano danneggiare la struttura. L’obiettivo è ottenere una copia leggibile senza alterare la legatura originale.

9.3.4. Documenti di grande formato

Per tavole e planimetrie si applicano modalità specifiche per formati estesi, con particolare attenzione alla resa di linee sottili, quote, timbri e annotazioni marginali.

9.4. Formati di output

Il sistema produce normalmente:

  • formato PDF/A per consultazione e conservazione documentale di lungo periodo;

  • formato TIFF come immagine master, utile per preservazione e controlli qualitativi.

La disponibilità dei due formati permette di distinguere uso operativo quotidiano e preservazione dell’acquisizione originale.

9.5. Qualità immagine

La qualità dell’immagine è valutata su criteri oggettivi:

  • risoluzione adeguata alla tipologia del documento;

  • nitidezza e leggibilità di testi, firme, timbri e annotazioni;

  • assenza di tagli, distorsioni e rotazioni non corrette;

  • coerenza cromatica e contrasto.

Durante questa fase il sistema può segnalare automaticamente parametri non conformi.

9.6. Principi di tutela del documento originale

La digitalizzazione non deve compromettere il documento cartaceo. Durante questa fase:

  • la manipolazione deve essere limitata allo stretto necessario;

  • si evitano pressioni, piegature forzate e trascinamenti non idonei;

  • eventuali elementi rimossi in preparazione devono essere ripristinati dove previsto;

  • la ricomposizione finale deve rispettare l’ordine archivistico iniziale.

9.7. Azioni disponibili

L’operatore può:

  • selezionare il profilo di acquisizione per tipologia documentale;

  • avviare, sospendere e ripetere una scansione;

  • ruotare o riordinare pagine quando necessario;

  • associare i file alla pratica in lavorazione;

  • inviare il materiale alla fase di metadatazione e controllo qualità.

9.8. Processo operativo

  1. Identificare tipologia e stato del documento.

  2. Selezionare la modalità di scansione adeguata.

  3. Applicare i parametri di acquisizione previsti.

  4. Verificare in tempo reale leggibilità e completezza.

  5. Salvare i file nei formati previsti.

  6. Associare i file alla pratica corretta.

  7. Inviare la pratica alla metadatazione.

9.9. Buone pratiche e note operative

  • Non utilizzare modalità ad alta produttività su documenti fragili o rilegati.

  • Eseguire controlli visivi frequenti durante scansioni di grandi volumi.

  • In presenza di dubbi conservativi, sospendere la lavorazione e aprire una segnalazione interna.