9. Acquisizione e digitalizzazione dei documenti

La sezione di acquisizione definisce come trasformare in formato digitale documenti cartacei con caratteristiche diverse, garantendo qualità d’immagine, tutela dell’originale e uniformità del risultato.

Questa funzione permette di gestire in modo coerente documentazione standard, materiale fragile, registri rilegati ed elaborati grafici di grande formato.

9.1. Accesso e contesto d’uso

L’operatore accede all’area di acquisizione durante la fase di produzione della pratica, dopo verifica preliminare e preparazione dei documenti.

La scelta dello scanner e dei parametri di scansione dipende da:

formato del documento
stato conservativo
livello di dettaglio necessario
destinazione del file (consultazione, conservazione, controllo)

9.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità

9.2.1. Tipologie documentali

Il processo distingue almeno le seguenti tipologie operative:

documenti standard in buono stato (A4/A3)
documenti fragili o deteriorati
documenti rilegati
elaborati grafici e tavole grande formato

Questa classificazione consente di applicare procedure e strumenti adeguati senza forzare la documentazione in un unico metodo di acquisizione.

9.2.2. Scansione documenti standard

Per i documenti standard si usano scanner ad alimentazione automatica, con parametri stabili e alta produttività. L’operatore può acquisire volumi elevati mantenendo controllo su ordine pagine, orientamento e completezza.

9.2.3. Scansione documenti fragili o rilegati

Per i documenti in cattivo stato o rilegati si adottano modalità non invasive, con movimentazione manuale controllata e assenza di stress meccanico. Questa funzione permette di acquisire il contenuto preservando l’integrità fisica del supporto originale.

9.2.4. Scansione grande formato (A0 e superiori)

Gli elaborati grafici di grande formato vengono gestiti con scanner dedicati, come WideTEK, adatti a tavole tecniche, planimetrie e disegni complessi. Il sistema consente di mantenere precisione dimensionale, leggibilità dei dettagli fini e uniformità dell’immagine su tutta la superficie.

9.2.5. Formati di output

L’acquisizione produce file in formati idonei all’uso amministrativo e alla conservazione:

PDF/A per consultazione e conservazione documentale
TIFF come immagine master, quando previsto dal processo

9.2.6. Qualità immagine

I parametri di qualità vengono impostati in modo uniforme per tipologia documentale. In generale:

almeno 300 DPI per documenti testuali
risoluzioni superiori (fino a 600 DPI o oltre) per grafici, fotografici e dettagli tecnici

Il controllo include nitidezza, orientamento, fedeltà cromatica e assenza di tagli o distorsioni.

9.2.7. Tutela del documento originale

Durante questa fase la piattaforma supporta un approccio conservativo: manipolazione minima, esposizione controllata alla luce e gestione prudente di pieghe, rilegature e supporti deteriorati.

9.3. Azioni disponibili

L’operatore può:

selezionare tipologia documentale e modalità di scansione
acquisire e verificare immediatamente il risultato
ripetere la scansione in caso di non conformità
salvare il file associandolo alla pratica corretta
inoltrare il documento alle fasi di metadatazione e controllo

9.4. Processo operativo

Identificare la tipologia del documento da acquisire.
Selezionare lo scanner più adatto al formato e allo stato conservativo.
Impostare parametri di acquisizione coerenti con gli standard del servizio.
Eseguire la scansione mantenendo ordine e completezza delle pagine.
Verificare qualità tecnica e leggibilità del file prodotto.
Salvare il documento nel fascicolo digitale corretto.
Inoltrare alla metadatazione.

9.5. Buone pratiche e note operative

Evitare alimentazione automatica per documenti fragili o con rilegature critiche.
Verificare subito le prime acquisizioni del lotto per confermare i parametri impostati.
Non unire documenti eterogenei in un unico file se appartengono a tipologie diverse.
In caso di dubbio conservativo, sospendere la scansione e richiedere verifica archivistica.