17. Tracciamento attività e log
La piattaforma registra in modo continuo le operazioni eseguite dagli utenti, così da garantire trasparenza, controllo e ricostruzione puntuale delle attività svolte.
Questa funzione permette di risalire a chi ha fatto cosa, quando e su quale documento o pratica.
17.1. Accesso e contesto d’uso
L’accesso al registro attività è riservato ai profili autorizzati (responsabile, amministratore, funzioni di controllo). I log vengono consultati per audit, verifiche interne, gestione anomalie e analisi di sicurezza.
17.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
17.2.1. Registrazione delle operazioni
Il sistema registra eventi come accessi, caricamenti, modifiche metadati, revisioni, approvazioni, download e altre azioni rilevanti sul patrimonio documentale.
17.2.2. Tracciabilità utente/data/ora
Per ogni evento vengono memorizzati almeno:
identificativo utente
data e ora dell’operazione
tipologia di attività
risorsa interessata (documento/pratica)
esito dell’operazione
17.2.3. Finalità di audit e controllo
I log permettono di supportare verifiche ispettive, controlli organizzativi e analisi forense in caso di anomalie o contestazioni.
17.3. Azioni disponibili
Gli utenti abilitati possono:
consultare il registro eventi
filtrare per utente, periodo, azione o pratica
esportare evidenze per controlli interni
verificare la cronologia completa di una risorsa
17.4. Processo operativo
Accedere all’area log con profilo autorizzato.
Impostare filtri coerenti con la verifica da eseguire.
Analizzare sequenza e dettaglio degli eventi.
Estrarre le evidenze necessarie per audit o controllo.
Registrare eventuali azioni correttive conseguenti.
17.5. Buone pratiche e note operative
Consultare i log in modo periodico, non solo in caso di criticità.
Limitare l’accesso al registro alle sole funzioni autorizzate.
Utilizzare i log insieme agli stati di workflow per analisi complete.