18. Gestione segnalazioni e rettifiche
La gestione delle segnalazioni consente di trattare richieste di correzione su documenti e metadati in modo tracciato, con tempi monitorabili e stato sempre visibile.
Questa funzione permette di mantenere allineata la qualità dell’archivio digitale anche dopo la validazione iniziale.
18.1. Accesso e contesto d’uso
La sezione è utilizzata da operatori, revisori e responsabili autorizzati quando viene rilevata un’anomalia o viene richiesta una rettifica dall’ufficio competente.
18.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
18.2.1. Ricezione segnalazioni
Ogni segnalazione viene registrata e collegata alla pratica o al documento interessato. La registrazione iniziale include descrizione della richiesta, riferimento operativo e priorità.
18.2.2. Presa in carico
La segnalazione viene assegnata a un operatore con data e ora di presa in carico. Lo stato passa da Aperta a In lavorazione.
18.2.3. Correzione dati o documenti
L’operatore esegue la rettifica necessaria su metadati, associazioni o file documentali, rispettando le regole di workflow e qualità.
18.2.4. Tracciamento dello stato
L’intero ciclo della segnalazione resta monitorabile fino alla chiusura, con evidenza delle attività svolte e dei tempi di gestione.
18.3. Azioni disponibili
Sono disponibili le azioni:
aprire una nuova segnalazione
assegnare o riassegnare la lavorazione
registrare interventi e note
chiudere la segnalazione dopo verifica
consultare storico e tempi di gestione
18.4. Processo operativo
Registrare la segnalazione con riferimento alla risorsa.
Assegnare la presa in carico all’operatore competente.
Eseguire la rettifica richiesta.
Sottoporre la correzione a verifica, se prevista.
Chiudere la segnalazione con esito tracciato.
18.5. Buone pratiche e note operative
Descrivere sempre la correzione effettuata in modo chiaro.
Evitare modifiche dirette non collegate a una segnalazione tracciata.
Verificare l’impatto della rettifica su ricerca e classificazione.
Monitorare le segnalazioni ricorrenti per migliorare il processo a monte.