10. Gestione dei metadati e indicizzazione
La gestione dei metadati è la fase che rende i documenti digitalizzati realmente utilizzabili nel tempo. La sezione consente di descrivere ogni documento con informazioni strutturate, collegandolo in modo certo al fascicolo e al procedimento di riferimento.
Questa funzione permette di garantire ricerca efficace, classificazione coerente e qualità del dato archivistico.
10.1. Accesso e contesto d’uso
L’accesso avviene dopo la scansione, durante la lavorazione della pratica. Operatori e revisori lavorano sui campi definiti dal modello dati adottato dall’Ente.
In questa fase è essenziale mantenere coerenza tra contenuto del documento, struttura del fascicolo e valori inseriti nei campi.
10.2. Descrizione delle sezioni o funzionalità
10.2.1. Finalità dei metadati
I metadati servono a:
identificare in modo univoco documenti e pratiche
classificare i contenuti secondo regole archivistiche
supportare ricerca, consultazione e controlli
mantenere relazioni corrette tra documenti, fascicoli e soggetti
10.2.2. Compilazione dei campi
La compilazione avviene tramite campi testuali, numerici, date e valori selezionabili da liste controllate. Questa funzione riduce errori di digitazione e uniforma il linguaggio usato nelle schede documento.
10.2.3. Campi obbligatori
I campi obbligatori devono essere valorizzati prima dell’avanzamento nel workflow. In assenza di tali dati il sistema non consente il passaggio allo stato successivo.
10.2.4. Validazioni applicative
La piattaforma applica controlli automatici su:
formato delle date
congruenza dei valori numerici
appartenenza a vocabolari predefiniti
coerenza logica tra campi correlati
10.2.5. Coerenza tra documento e fascicolo
Ogni documento deve risultare associato al fascicolo corretto e coerente con stato, tipologia e contesto amministrativo. I controlli incrociati aiutano a prevenire duplicazioni, associazioni errate e incongruenze temporali.
10.2.6. Utilizzo dei metadati per ricerca e classificazione
I metadati alimentano ricerca per campi, filtri avanzati e reportistica. Una compilazione accurata migliora tempi di reperimento e qualità delle attività istruttorie.
10.3. Azioni disponibili
L’operatore può:
inserire o aggiornare metadati
validare i campi obbligatori
correggere anomalie segnalate dal sistema
associare documento, fascicolo e tipologia documentale
salvare i dati e inviare il documento alla revisione
10.4. Processo operativo
Aprire il documento acquisito in area metadatazione.
Compilare i campi previsti dal modello dati.
Verificare la completezza dei campi obbligatori.
Correggere eventuali errori segnalati dalle validazioni.
Confermare l’associazione con il fascicolo corretto.
Salvare e inviare il documento allo step successivo.
10.5. Buone pratiche e note operative
Compilare i campi utilizzando denominazioni coerenti e stabili.
Evitare abbreviazioni non previste nei vocabolari controllati.
Verificare sempre la coerenza cronologica tra date documento e stato pratica.
Effettuare controllo finale dei metadati prima dell’invio in revisione.